Federico Vidal Martínez
Miembro de la junta directiva de la AAV
La de archivero es una de las profesiones más antiguas, la cual nació por la necesidad de constatar los hechos que sucedían en las instituciones o a las personas, y de la misma manera que la sociedad, y las instituciones han evolucionado, el oficio nos ha conducido a ser, además, gestores de los documentos que se generan en dichas instituciones.
Desde la invención de la escritura hasta el presente siglo XXI, los soportes de los documentos han ido cambiando al paso de los avances tecnológicos, comenzando por las primitivas tablillas de barro, hasta los documentos electrónicos, de manera que el acceso a los documentos también lo ha hecho en concordancia a la diversidad que estos presentan. Dicha evolución también ha supuesto un reto para los archiveros de instituciones tanto públicas, como privadas, lo que ha conducido a una especialización en su trabajo que, con todos los avances, consiste básicamente en RECOGER, CUSTODIAR, CONSERVAR, ORGANIZAR, DESCRIBIR Y DIFUNDIR LOS DOCUMENTOS.
El nuevo panorama archivístico, fundamentado y soportado por las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), hace que sea insoslayable que la gestión de los documentos se realice desde su génesis. Por ello conservamos y custodiamos documentos en archivos físicos, compactus, estanterías, legajos, carpetas, etc., y los modernos repositorios multimedia, servidores, nubes o “clouds”, donde se halla la documentación electrónica; asumimos así la responsabilidad de darle el formato conveniente para facilitar y mejorar su conservación, descripción y difusión.
La Ley 11/2007, que es la legislación vigente en materia de administración electrónica conlleva el acercamiento al ciudadano y la relación por medios telemáticos, hecho que ha comportado una adaptación a las formas de acceso, de las cuales también nos hacemos cargo en las instituciones a las cuales servimos.
El considerable reto y el intento de mejora en nuestro trabajo han generado una gran cantidad de literatura, congresos y jornadas. Por lo que nos corresponde a los archiveros que formamos parte de l’Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians (AAV), hemos dedicado varias Jornadas a este tema, siendo las últimas, las VII Jornadas tituladas: "Documentación Digital y Memoria Histórica: ¿Cazando fantasmas?”, celebradas el pasado octubre de 2013. En ellas intervinieron archiveros y gestores de documentos de instituciones públicas y privadas, los cuales desempeñan funciones en archivos tradicionales y digitales. Todos ellos mostraron sus preocupaciones sobre el futuro de nuestra profesión y el futuro de nuestros archivos. Además, las actas de las jornadas que hemos realizado han quedado plasmadas en nuestra publicación “Revista d’Arxius”.
La aprobación de la Ley 19 /2013, de Transparencia y Buen Gobierno, afecta a todo lo que concierne a nuestro trabajo, y especialmente, al acceso a los documentos ya que supone un paso adelante en los derechos de los ciudadanos y es una forma de poner texto a la regulación de dicho acceso; que además se contempla desde el Consejo Internacional de Archivos (ICA), con la aprobación de distintas normas y documentos al respecto que marcan directrices a seguir.
A los mencionados avances, añadiremos la modificación que se hace de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Aun así, no acaba de precisar los casos en los cuales se podrá acceder a la documentación de carácter personal: solamente se permitirá el acceso tras 25 años de la muerte del titular, o 50, si no se conoce la fecha del fallecimiento.
Asimismo, también se especifica en la Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999. No debemos tampoco desatender a la legislación vigente que afecta a la Comunitat Valenciana, en concreto la Ley 4/1998 del Patrimonio Cultural Valenciano, donde el Título V está dedicado precisamente al patrimonio documental, bibliográfico, audiovisual e informático; ni tampoco la Ley 3/2005 de Archivos de la Generalitat Valenciana que igualmente contempla los términos de acceso y que no varían de lo que venimos mencionando.
Con todo, la Ley 11/2007 de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos toma conciencia de la importancia que tienen las TICs en el siglo XXI y de cómo los ciudadanos deben beneficiarse, o al menos deberían, de sus ventajas para relacionarse con las Administraciones. A esta Ley le sucede la implementación del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, la cual regula la capacidad de los sistemas de información y los procedimientos a los que éstos dan soporte, permitiendo así compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. No obstante este Real Decreto no ha acabado de dar el empuje esperado.
Y ahora, con la Ley 19/2013 nos encontramos nuevamente ante un vacío de concreción. No se termina de aclarar dónde empieza el personaje público y dónde acaba el privado, lo cual afecta a los juzgados que se pueden colapsar con multitud de demandas. Tampoco se especifica el soporte que deben tener los documentos: ¿TIFF, PDF, MS-Word,…? En cambio, sí que se menciona de la creación de un Portal de Transparencia, pero a día de hoy solo muestra el texto de la mencionada Ley y un saludo de la Vicepresidenta del Gobierno de España, lo que parece una falta de previsión y por lo que, sin duda, la carencia de esta herramienta deja en el aire la aplicación de la Ley.
En definitiva, no hay acceso ni transparencia si no se asegura una adecuada gestión de los archivos y ello pasa por el personal que se dedica a ello. La dificultad de todo lo que comentamos se agrava con la crisis, que afecta a todos los aspectos de nuestra sociedad, imposibilitando la formación y empleabilidad de profesionales cualificados, que podrían hacerla mejorar considerablemente.
Para concluir, la Ley de Transparencia no va a ser fácil sin unos servicios de archivos correctamente gestionados. Es más, si no se argumenta la función de los archivos todo queda en papel mojado.
El repte dels arxivers i gestors de documentes davant la Llei de Transparencia
Federico Vidal Martínez,
membre de la Junta Directiva de l'AAV
La d'arxiver és una de les professions més antigues, la qual va nàixer per la necessitat de donar constància als fets que succeïen en les institucions o a les persones. De la mateixa manera que la societat, i les institucions han evolucionat, l'ofici ens ha conduït a ser, a més, gestors dels documents que es generen en les dites institucions.
Des de la invenció de l'escriptura fins al present segle XXI, els suports dels documents han anat canviant al pas dels avanços tecnològics, començant per les primitives tauletes de fang, fins als documents electrònics, de manera que l'accés als documents també ho ha fet en concordança a la diversitat que estos presenten. Dita evolució també ha suposat un repte per als arxivers d'institucions tant públiques, com privades, la qual cosa ha conduït a una especialització en el seu treball que, malgrat els avanços, consistix bàsicament a RECOLLIR, CUSTODIAR, CONSERVAR, ORGANITZAR, DESCRIURE I DIFONDRE ELS DOCUMENTS.
El nou panorama arxivístic, fonamentat i suportat per les Tecnologies de la Informació i la Comunicació (TICs) , fa que siga inevitable que la gestió dels documents es realitze des de la seua gènesi. Per aquesta raó conservem i custodiem documents en arxius físics, compactus, estanteries, lligalls, carpetes, etc., i els moderns repositoris multimèdia, servidors, núvols o "clouds", on es troba la documentació de manera virtual; assumim així la responsabilitat de donar-li el format necessari per a facilitar i millorar la seua conservació, descripció i difusió.
La Llei 11/2007, que és la legislació vigent en matèria d'administració electrònica comporta l'acostament el ciutadà i la relació per mitjans telemàtics, fet que, a més a més, ha comportat una adaptació a les formes d'accés, de les quals també ens fem càrrec en les institucions a les quals servim.
El considerable repte i l'intent de millora en el nostre treball han generat una gran quantitat de literatura, congressos i jornades. Pel que ens correspon als arxivers que formem part de l'Associació d'Arxivers i Gestors de Documents Valencians (AAV), hem dedicat diverses Jornades a este tema, sent les últimes, les VII Jornades titulades: "Documentació Digital i Memòria Històrica: Caçant fantasmes?", celebrades el passat octubre de 2013. En elles van intervindre arxivers i gestors de documents d'institucions públiques i privades, els quals realitzen funcions en arxius tradicionals i digitals. Tots ells van mostrar les seues preocupacions sobre el futur de la nostra professió i el futur dels nostres arxius. A més, les actes de les jornades que hem realitzat han quedat plasmades en la nostra publicació "Revista d'Arxius".
L'aprovació de la Llei 19 /2013, de Transparència i Bon Govern, afecta a allò referent al nostre treball, i especialment, a l'accés als documents ja que suposa un pas endavant en els drets dels ciutadans i és una forma de posar text a la regulació de l’esmentat accés; que a més es contempla des del Consell Internacional d'Arxius (ICA) , l'organisme internacional en matèria d'arxius, amb l'aprovació de distintes normes i documents respecte d'això que marquen directrius que s'ha de seguir.
Als esmentats avanços, afegirem la modificació que es fa de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú. Així i tot, no acaba de precisar els casos en els quals es podrà accedir a la documentació de caràcter personal: només es permetrà l'accés després de 25 anys de la mort del titular, o 50, si no es coneix la data de la defunció.
Tanmateix, també s'especifica en la Llei Orgànica de Protecció de Dades 15/1999. No devem tampoc desatendre la legislació vigent que afecta la Comunitat Valenciana, en concret la Llei 4/1998 del Patrimoni Cultural Valencià, on el Títol V està dedicat precisament al patrimoni documental, bibliogràfic, audiovisual i informàtic; ni tampoc la Llei 3/2005 d'Arxius de la Generalitat Valenciana que igualment contempla els termes d'accés i que no varien del que esmentem.
Amb tot, la Llei 11/2007 de 22 de juny, d'Accés Electrònic dels ciutadans als serveis públics pren consciència de la importància que tenen les TICs en el segle XXI i de com els ciutadans han de beneficiar-se, o almenys deurien, dels seus avantatges per a relacionar-se amb les Administracions. A esta Llei li succeïx la implementació del Reial Decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat en l'àmbit de l'Administració Electrònica, la qual regula la capacitat dels sistemes d'informació i els procediments a què estos donen suport, permetent així compartir dades i possibilitar l'intercanvi d'informació i coneixement entre ells. No obstant aquest Reial Decret no ha acabat de donar l'espenta esperat.
I ara, amb la Llei 19/2013 ens trobem novament davant d'un buit de concreció. No s'acaba d'aclarir on comença el personatge públic i on acaba el privat, la qual cosa afecta els jutjats que es poden col·lapsar amb multitud de demandes. Tampoc s'especifica el suport que han de tindre els documents: ¿TIFF, PDF, MS-Word,...? En canvi, sí que es menciona de la creació d'un Portal de Transparència, però a hores d'ara només mostra el text de la mencionada Llei i una salutació de la Vicepresidenta del Govern d'Espanya, la qual cosa pareix una falta de previsió i pel que, sens dubte, la carència d'esta ferramenta deixa en l'aire l'aplicació de la Llei.
En definitiva, no n’hi ha accés ni transparència si no s'assegura una adequada gestió dels arxius i el tema passa pel personal que se’n dedica. La dificultat de tot el que comentem s'agreuja amb la crisi, que afecta tots els aspectes de la nostra societat, impossibilitant la formació i ocupabilitat de professionals qualificats, que podrien fer-la millorar considerablement.
Per a concloure, la Llei de Transparència no serà fàcil sense uns serveis d'arxius correctament gestionats. És més, si no s'argumenta la funció dels arxius tot queda en “menjar de hui i fam per a demà”.
